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formrun guide

formrun guideでは、ユーザーの皆様に役立つTipsやFAQ、ニュース、ユーザーインタビューなどの情報をまとめてお伝えします

クイックツアー:「メール」機能の使い方

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ここでは、formrunの「メール機能」についてご紹介いたします。

formrunのマネージャー機能として、formrunに接続したウェブサイトのフォームに入力された情報を自動的にデータベース化します。また、お電話やFAX、対面営業で得た顧客情報を手動でカードに入力し、同じデータベース上で管理することもできます。

データの表示方法は「リスト」画面と「ボード」画面の2つがあり、「①ビューの変更」で切り替えできます。

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情報化された「カード」では、顧客情報の閲覧・編集にくわえ、顧客情報に関するメモを記載する「メモ機能」とメールアドレスを取得していれば、そのメールアドレス宛にformrunから直接、メールを送受信することができます。

※一部、有料プランの機能が含まれます

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メール機能とは

formrun独自のメール機能により、formrun上で顧客とのコミュニケーションが直接行えます。

GmailやOutlookなどのメーラーを立ち上げる必要がないため、業務の効率化につながります。またformrun独自のグループメールアドレスで運用しますので、各自でメールアドレスを新たに設定する必要がなく、その日からメール機能をご利用いただけます。

メンバーによるメール内容の閲覧が可能なため、情報やナレッジの共有、メンバーのコミュニケーション教育などにもご活用いただけます。

※差出人アドレスは「system@form.run」となります

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メールの基本機能についてはここでは触れずに、formrun独自の機能についてご紹介いたします。

①テンプレート選択

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テンプレートの選択では、メール本文に利用する定型文(ひながた)の作成と編集が行えます。作成した定型文が表示されますので、選択することで本文にコピー&ペーストします。また、メール送信時に貼付される署名(シグニチャ)も作成・編集することができます。

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よく利用する定型文をあらかじめ設定しておくことで、コミュニケーションの時短と業務効率化につながります。

「初回返信」「新サービスのお知らせ」「(提案に対する)ご辞退」「各種ご案内」など、運用するビジネスや所属するチームの目的に応じたコミュニケーションの定型文を用意しておくと良いでしょう。

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メールの最後尾に添付する署名も作成・編集することが可能です。

「署名の編集」を選択しますと、設定画面の「メール送受信」の項目に移動しますので、署名欄に「会社名・部門名・連絡先(お電話番号など)」を記載して、お客さまとの連絡先の共有や、新製品のリリース情報やY自社SNSアカウントのURLなどを記載するなど、ご自由に活用ください。

尚、送信されるすべてのメールに適用される共通の署名となります。

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②配信時間の設定

メール送信ボタンの横に「今すぐ」のボタンを押すと、現在の時刻に応じて「朝・昼・夜」のいずれか2つの配信時間帯が自動表示され、選択することでその時間にメールをアドレス先へ送信することができます。

メールを送りたいが、深夜の時間帯のためすぐに送信することは避けたいという状況などでご活用いただけます。

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③送信可能メール数

無料プランでは、月間のメール送信数100通の上限設定があります。

月度内に配信可能なメール送信数がカウンターとゲージを表示します。有料プランをご契約されると、配信送信数が無制限になります。尚、メール受信数に制限はありません。

メール送信のキャンセル機能

メール送信ボタンを押した後、タイムラインに配信準備中のメールが表示されます。

約30秒以内であれば、「送信をキャンセルできます」ボタンを押すことで、メールの配信をキャンセルすることができます。

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※将来的に、メンバーによって閲覧権限の機能やそれぞれが持っているGmailなどの個人アドレスからの送信機能を予定しています

メール送受信設定について

メール機能を利用する前に、こちらから「送信メールの差出人名」「開封確認」「リンククリック・トラッキング機能の利用設定」の設定を行いましょう。特に、「送信メールの差出人名」は忘れずに設定しましょう。

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